Die Übergangszeit für die E-Rechnung läuft aus. Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland künftig elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Hier finden Sie die wichtigsten Termine im Überblick und erfahren, wie Sie mit Faktura 2020 schon heute E-Rechnungen erzeugen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen als XML vor und können vom Empfänger direkt in seine Buchhaltung übernommen werden.
Eine einfache PDF-Rechnung, per E-Mail verschickt, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: reines XML-Format, entwickelt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD / Factur-X: eine PDF-Datei, in der die XML-Daten eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten.
Ab wann gilt die Pflicht?
| Seit / ab | Wer | Was |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnungen ausstellen |
| 01.01.2028 | alle Unternehmen | E-Rechnungen ausstellen |
Bis zum jeweiligen Termin dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
Wer ist ausgenommen?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Rechnungen an Privatpersonen – die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B).
Was bedeutet das für Freiberufler und Kleinunternehmer?
Die meisten Freiberufler, Handwerker und Kleinunternehmer liegen unter 800.000 € Umsatz. Für sie gilt die Pflicht zum Ausstellen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon heute – bewahren Sie diese im Originalformat (XML) auf, nicht nur als Ausdruck.
Warten Sie mit der Umstellung nicht bis zum letzten Tag. Viele Ihrer Geschäftskunden stellen ihre Buchhaltung bereits um und fragen gezielt nach E-Rechnungen.
E-Rechnungen mit Faktura 2020
Faktura 2020 erzeugt Ihre Rechnung als PDF mit eingebetteten XML-Daten im Profil XRECHNUNG (Factur-X / ZUGFeRD) – unter Windows und Linux, ab der Professional-Version.
Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt. Faktura 2020 erstellt daraus ein PDF, das Ihr Kunde lesen und seine Buchhaltung automatisch übernehmen kann.
Auch in die andere Richtung hilft Ihnen Faktura 2020: Öffnen Sie eine eingehende E-Rechnung im Format ZUGFeRD / Factur-X, liest die Software die eingebetteten XML-Daten aus und übernimmt die relevanten Daten in Ihre Finanzbuchhaltung.
Testen Sie Faktura 2020 zunächst mit der kostenlosen Community-Version. Das Upgrade auf die Professional-Version erhalten Sie nach Ihrer Bestellung als Lizenzdatei zum Einspielen.
Hier geht es zum Download von Faktura 2020
Ihre bestehende Fakturierung kann noch keine E-Rechnung?
Sie arbeiten mit einer eigenen oder älteren Software, die keine E-Rechnungen erzeugt? Ich erweitere Ihre bestehende Fakturierung um XRechnung und ZUGFeRD / Factur-X.
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Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Klären Sie Einzelfragen bitte mit Ihrem Steuerberater.